« Blog

Melyik folyamatot érdemes és lehet optimalizálni?

2020.06.08.
Az Excel és az Office 365 applikációk, valamint a makróprogramok megoldást nyújthatnak a folyamatok optimalizálásban és automatizálásában. Általuk a fenti veszteségek jelentős része csökkenthető

"Aki nyavalyog, de nem változtat, annak még nem fáj eléggé." - mondta Dr. Bubó is.

Ha az alább felsorolt néhány veszteségi terület közül több is fellelhető az Ön vállalatánál vagy munkafolyamataiban, érdemes elgondolkodni a változtatás szükségszerűségen.

  • Manuális folyamatok (pl. papír alapon vagy pdf-ben beérkező megrendelések begépelése);
  • Túl sok időt igénylő tevékenységek (pl. elhúzódó megbeszélések, konferenciák);
  • Felesleges tevékenységek (pl. információk keresgélése, ellenőrzése);
  • Szétszabdalt adatbázisok, egymáshoz nem illeszkedő IT rendszerek;
  • Elvesztett információk, vevői megkeresések;
  • Várakozás (más területekre, engedélyekre, információkra, jóváhagyásokra);
  • Szabályozatlan vagy túlszabályozott folyamatok;
  • Szétszabdalt, sok szereplős folyamatok;
  • Feleslegesen, manuálisan ismételt folyamatok.

Az Excel és az Office 365 applikációk, valamint a makróprogramok megoldást nyújthatnak a folyamatok optimalizálásban és automatizálásában. Általuk a fenti veszteségek jelentős része csökkenthető. De arra a kérdésre, hogy melyik folyamatot lehet, és érdemes optimalizálni, valamint, hogy milyen formában, arra csak Ön és csapata adhatja meg az igazi választ.

Érdemes az egyszerű lépésekkel kezdeni és megnézni a teljes képet:

  1. Szervezzen rendszeres találkozót a különböző területeken dolgozó kollégákkal, akik folyamatai egymásra épülnek!
  2. Határozzák meg, hogy melyek a hozzáadott értéket tartalmazó és melyek a hozzáadott értéket nem tartalmazó tevékenységek a vevő szempontjából!
  3. Azonosítsák az összes, a termék vagy szolgáltatás előállítása szempontjából szükséges tevékenység láncolatát, az értékáramot és az azonosítsák a veszteségeket!
  4. Tegyék folytonossá, megszakítások, eltérítések, megállások nélkülivé az értékáramot!

Ha ez mind megvan, akkor a főbb munkafolyamatokat érdemes lépésenként elemezni, kiértékelni, „végig kattintani”. Rávilágítani azokra a folyamatokra, amelyek jól működnek, és újra gondolni azokat, amelyek időigényesek, magas hibázási lehetőséggel valósíthatóak meg.

Nagy vállalatoknál az Operational Excellence szakértő vezetésével történnek ezek az elemzések, de a kisebb vállalatok életében is nagyon aktuális és alapvető feladat.

Az eredmények a pénzügyi teljesítmény mellett a kisimult homlokokban, mosolyban és jó munkahelyi légkörben mérhető.

 

Ha készen állnak a változásra, forduljon Ön is szakértőinkhez bizalommal!

 

 

Legyen sikerélményük! Mosolyogjanak!

 

Íme egy személyes példa egy folyamatszakértő tollából:

A cégnél előadást tart egy szakértő a munka optimalizálásáról. Gondolatait a következő mondattal zárja:

- Amit most elmondtam, csak a munkahelyükön alkalmazzák, soha ne próbálják meg otthon!
Hátulról egy hang:
- Miért?
- Mert veszélyes. Én is kipróbáltam otthon a feleségemen. Észrevettem, hogy reggeli készítés közben mindig külön megy el mindenért a hűtőhöz. Megkérdeztem tőle, nem tudna-e egyszerre több dolgot kivenni.
Hátulról egy közbekiabáló:
- És, gyorsabb lett?
- Hát, igen. Eddig 20 perc alatt csinált reggelit a feleségem, most 7 perc alatt én...