A tárgyalástechnika fontossága a projektmenedzsmentben

 

A kommunikációval és a vezetéselmélettel foglalkozó szakemberek számára közismert alapvetés, hogy társas helyzetekben mindig és mindenki kommunikál. Ha úgy gondolod, hogy tudatosan visszafogod magad, "lefagysz", nem akarsz kifejezésre juttatni semmit, akkor pont ezzel a magatartással fejezel ki elég sok mindent a konkrét tárgyalópartnereid és a helyzet irányában!

 

 

 
Egy olyan szakmában, mit a projektvezetés, ahol nagyon gyakran kommunikálunk, és annak erős, közvetlen kihatásai is vannak, kiemelten fontos a tárgyalástechnikai, kommunikációs ismeretek és képességek erősítése. Ezekről az összefüggésekről kérdeztük átfogó projektmenedzser képzésünk vezető oktatóját, Ecsédi Istvánt.
 

 

 

Mit gondolsz István, a tárgyalástechnika ismerete mennyire befolyásolja a projektek működését, és mennyire könnyíti meg a jó tárgyalástechnika a projektvezető munkáját? 

Képzeljük el, hogy mit csinál egy projektvezető nap mint nap?
- Tárgyal a beszállítókkal,
- tárgyal a megrendelővel,
- tárgyal az üzleti partnerekkel,
- tárgyal a stakeholderekkel.
De tárgyal a hivatallal, tárgyal az egyes beosztottakkal is, szóval, ha belegondolunk alapvetően szinte az egész munkájának a megnyilvánulása az egyfajta kommunikáció.

Ha ezeket az üzleti életre konvertálhatom, akkor tulajdonképpen elmondhatjuk, hogy a projektvezető sikerességének kiemelten fontos eleme a tárgyalási készség, a tárgyalási tudás szintje.

 

 

Sok éves tréneri tapasztalatod alapján szerinted milyen kompetenciák szükségesek ahhoz, hogy valaki jól el tudja sajátítani a tárgyalástechnika fortélyait? 

Alapvetően azt gondolom, hogy a kommunikáció - mint egy nagyon összetett dolog - mindenféleképpen fontos, de nagyon fontos, hogy az tudatos is legyen a tárgyalásokban. A tudatosságot értem azon is, hogy minden tárgyalásra célszerű alaposan felkészülni.

A projektvezetőnek nagyon fontos, hogy már előzetesen tudjon célokat kitűzni a tárgyalásánál, tudjon háttérinformációkat szerezni, hiszen minden tárgyalásnak van egy felépített menete. Nagyon fontos, hogy van-e emberismerete, mennyire flexibilis, tudjon kreatívan gondolkodni.

Hosszan sorolhatnám azokat a készséget és kompetenciát, amiknek egy része könnyen, egy másik része pedig nehezen tanítható - de a felkészülés mindenképp hatalmas lehetőség ahhoz, hogy egy tárgyalás lehetőleg ne nyer-veszítben érjen véget. De ha még nyer-nyer is egy tárgyalási folyamatunk, a nyer-nyer sáv nagyon széles lehet, ahol mindkét fél érezheti úgy, hogy előnyös üzletet kötött.
Egy projektmenedzsernek igen sok anyagot kell beszerezni, sok beszerzővel/beszállítóval kell tárgyalnia. Jónéhány olyan tárgyalása van, ami a különböző ügyféligény változások miatt következik be. Ezekben a szituációkban neki a szervezete számára legoptimálisabb tartományban kell megkötnie az üzletet, hogy hozza az eredményt, amit elvárnak tőle. Nagyobb projektnél ez akár több tíz, vagy százmilliós különbségeket is jelenthet.

 

 

Véleményed szerint mennyire része a tárgyalástechnikának a konfliktuskezelés?  

Ez a két fogalom tulajdonképpen összetartozik, de fejleszteni külön-külön is lehet. A tárgyalástechnikának inkább része a konfliktuskezelés, de a konfliktuskezelés sok esetben már önálló kompetencia.

A tárgyalások során számolnunk kell konfliktusokkal, hiszen a szituációk zömében két ellentétes érdek van: a tárgyaló felek érdeke az esetek többségében eltér egymástól. A tárgyalás művészete éppen abban rejlik, hogy ezt a két, sokszor egymással ellentétes érdeket tudom egy együttműködéssé formálni, ahol mind a két fél win-win egyezséget fog jelenteni. Itt nem csak a beszállítókra vagy a külső cégekre gondoltam, hanem a projekten belül is, ha bármilyen konfliktushelyzet kialakul, akkor a tárgyalástechnikának nagy hasznát lehet venni.

Természetes egy projekten belül ugyanúgy tárgyalunk, tehát ugyanúgy tárgyalnom kell esetleg még a saját beosztottjaimmal is, akiknek nem biztos, hogy az érdekük ugyanaz. Ha csak egy nagyon egyszerű kérdést vet fel, például a hétvégét otthon szeretné tölteni a családjával, de a projekt megkívánja, hogy ebben az időpontban is be kell jönnie dolgozni, akkor ez két ellentétes érdek, amit egy helyes tárgyalási stratégiával jó eséllyel egy win-win egyezséggé lehet alakítani.

 

 

Tudom, hogy nincs nálad a bölcsek köve, de gondolom nem csak engem érdekel, hogy van-e 2-3 olyan vezetői "skill", amitől jobban mennek a projektek? Olyan készségekre gondolok, amiknek az ismeretével, használatával biztosan sikeresebb lesz a projektünk. 

A tárgyalástechnikát általában egyetlen skillnek szoktuk mondani, de ez egy nagyon összetett kompetencia, tehát nagyon sok dolog van mögötte. 

A tárgyalástechnikán kívül én azt gondolom még nagyon fontos skill a projektvezetőknél, hogy tudjanak jó csapatot építeni, hogy tudjanak problémát megoldani. Ismerniük kell különböző kreativitás technikákat, és nem utolsósorban maga a projektmenedzsment tudásanyagot ismerjék és használják magabiztosan. Ez egy nagyon fontos dolog, amire tulajdonképpen az egész "Komplex projektvezető" képzésünk épül.  

Az elmondottak mellett még azt emelném ki, hogy amennyiben egy projektvezető nem felkészült tárgyalástechnikailag, akkor a projektjei rengeteg veszteséget szenvedhetnek el. Ez nehezen kimutatható, hiszen az esetek többségében nem tudjuk mérni azt, hogy ha magasabb szintű projektmenedzsment és tárgyalástechnikai tudással rendelkezett volna a projektvezető, és úgy ment volna bele egy tárgyalásba, akkor ugyanaz a tárgyalás mennyire lett volna konkrétan, pénzben is mérhetően eredményesebb. 

Az esetek 99%-ában még egyszer ugyanazt a tárgyalást sose fogjuk lefolytatni, ezért a felkészülés, a tárgyalástechnika hiányosságai rejtve maradnak. Ugyanakkor a projektvezető az idejének majdnem a 80%-át tárgyalásokkal tölti. Egy projekt értéke gyakran több százmilliós mértéket is elér, ezért a vezető tárgyalástechnikai tudása akár tíz, vagy százmilliós költségekre van közvetlen hatással.