A különféle projektvezetői pozíciók, mint  a projektmenedzser, a programmenedzser vagy a projektportfólió-menedzser, komoly ismereteket és kompetenciákat követelnek meg. Ezek a szerepkörök különböző projektmenedzsment készségeket igényelnek, amelyek a projektcsapatok irányításához szükségesek a projekt
     - kezdeményezése,
     - részletes megtervezése,
     - pontos végrehajtása,
     - ellenőrzése
     - és lezárása során.  

A projektmenedzserek feladata a projektek tervezése, a projektcsapat összeállítása, valamint a projektfeladatok, az idő és a költségek kezelése. Ezek érdekében a legjobb projektmenedzserek nagyon komoly technikai eszközöket, szoftvereket vesznek igénybe, de mindennek ellenére mégis óriásit nyom a latba, hogy milyenek a csapattagok a projektben. Továbbá, hogy maga a projektvezető milyen kompetenciákkal rendelkezik, hisz a projektvezetői készségek személyiségjegyekből, soft és hard skillekből tevődnek össze.  

 

 

Hard Skillek 

1. Projektmenedzsment módszertanok ismerete

A projektmenedzsernek bizonyos szinten ismernie kell a létező összes projektmenedzsment módszertant, de ez nem jelenti azt, hogy mindegyikben szakértőnek kell lennie, mivel azok általában iparág-specifikusak.  

Íme néhány a leggyakoribb projektmenedzsment módszertanok közül: 

• Vízesés
• Agilis
• Scrum
• Lean
• Prince2 

2. Jártasság a projektmenedzsment szoftverekben

A projektmenedzser szoftverek gyakorlati ismerete a mai világban elengedhetetlen technikai készség. Számos projektmenedzsment-szoftver-alternatíva elérhető a piacon, ezért meg kell határoznia, hogy mely projektmenedzsment eszközök és szolgáltatások a legjobbak az Ön és csapata munkafolyamatához. 

3. Projekttervezés

A projektterv a projektmenedzsment ciklus alapja. Tartalmazza a projekt ütemtervét, erőforrásait és költségeit. A hagyományos projektmenedzsment az előre tervezésről szól. Ezért minden projekt tervezési szakasza lefekteti az alapjait mindennek, ami ezután következik, beleértve a projekt sikerét vagy kudarcát is.  

4. Projekt ütemezése

A projekt ütemezési folyamata létfontosságú része a projektterv megírásának. A projekt ütemezése feladatokat, csapatokat és egy projekt befejezéséhez szükséges időt szervez. Amikor az emberek a projektmenedzsment készségekre gondolnak, valószínűleg a projekt ütemezésére, a határidőkre és a teljesítésekre gondolnak. A projekt ütemezése azonban ennél több, hiszen erőforrás-kezelést és kockázatkezelést is magában foglal. Sokféle eszköz létezik, amely segíthet ebben a folyamatban, köztük a Gantt diagram, amely vizuálisan megjeleníti az ütemezést a feladatokkal, a feladatok időtartamával, a függőségekkel és a mérföldkövekkel.  

5. A projekt hatóköre

A projekt hatóköre a projekt céljainak, elvárt eredményeinek, feladatainak, költségeinek és határidőinek dokumentálása. Ezt a dokumentumot projekt hatóköri nyilatkozatnak, néha feladatmeghatározásnak is nevezik. A projekt hatókörének célja a projekt határainak meghatározása, a projektcsapat szerepeinek és felelősségeinek meghatározása, valamint a projekt munkájának végrehajtásához, teszteléséhez és jóváhagyásához alkalmazott eljárások meghatározása.  

6. Projekt előrejelzés

A projekt előrejelzése az a folyamat, amelynek során megpróbálják kitalálni a projekt lehetséges eredményeit. Ez bizonyos mértékig találgatás, de történelmi adatok és egyéb kutatások vezérlik, amelyek segíthetnek a pontosságban. A projekt előrejelzésének célja a kockázat csökkentése, ami viszont növeli a siker valószínűségét. A folyamat lehetővé teszi a projektmenedzserek számára, hogy nullázzák a projekt azon területeit, amelyeken javítani lehetne, hogy elkerüljék az ütemezés túllépését, a költségtúllépéseket és az erőforrások hiányát.  

7. Projektkövetés

A projektkövetés a projektben részt vevő tevékenységek előrehaladásának mérésére szolgál. Követi a projektet, hogy megállapítsa, betartja-e az ütemezést, és ha nem, azonosítja a késedelmet okozó problémákat, és megoldja azokat. Ez a folyamat fontos, és a projekt elején kezdődik. Mind az előrehaladást, mind a teljesítményt nyomon követik annak érdekében, hogy az ütemtervben maradjanak és feltárják azokat a szűk keresztmetszeteket és egyéb problémákat, amelyek akadályozzák a projekt költségvetésén belüli időben történő megvalósítását.  

8. Projektjelentés

A projektjelentések az adatok könnyen érthető formátumban történő gyűjtésének folyamata annak érdekében, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a projekt eléri céljait. A projektjelentések értékes eszközök az érdekelt felek tájékoztatásában is, hogy tájékoztassák őket a projekt előrehaladásáról. Kulcsfontosságú eszköz a projekt sikeres megvalósításában.  

9. A projekt költségvetése

A projekt költségvetése a projekt mozgatórugója. A projektmenedzsment koncepción alapul és projektköltségvetés nélkül nincs cselekvés. De a projekt költségvetése a projekt költségvetési érméjének csak az egyik oldala. Létezik költségvetés-kezelés is, ami a költségek nyomon követését jelenti a projekt teljes életciklusa során, és győződjön meg arról, hogy a tényleges költségei nem haladják meg a tervezett költségvetést.   

10. Csapatmenedzsment

A projektmenedzsment a csapatmunkáról szól, ezért a projektmenedzsereknek tudni kell bánniuk az emberekkel ahhoz, hogy csapataik eredményesen dolgozhassanak. Ez azt jelenti, hogy értse a konfliktuskezelést, hogy mindenki együtt dolgozhasson és a csapatmorál működjön. Mindig hasznos csapatépítő tevékenységekkel indítani a projekteket, hogy olyan kapcsolatokat hozzunk létre, amelyek elbírják a projekt minden részét.  

11. Munkaterhelés-kezelés

A projektmenedzserek felelősek a terheléskezelésért is, amely egy egyén, csapat vagy szervezet munkaterhelésének előrejelzésének, tervezésének, ütemezésének és nyomon követésének folyamata. A cél az, hogy a munkaterhelést egyenletesen kiegyenlítsék a csapaton belül, hogy maximális kapacitással dolgozhassanak és termelékenyebbek legyenek. Ez egy olyan tudományág, amely magában foglalja a projektmenedzsmentet, az erőforrás-ütemezést, a kapacitástervezést és még sok mást.  

12. Időgazdálkodás

Az idő a hármas korlátok egyike, és az egyik legfontosabb technikai készség. Az időgazdálkodási készségek hiánya késésekhez és még rosszabb helyzethez vezethet. A projektmenedzsment a határidők betartásáról és a termékek időben történő beszerzéséről szól. A projektmenedzsereknek szakértőnek kell lenniük az idejük, a csapatuk idejének és a projekt teljes idejének kezelésében.  

13. Kockázatkezelés

Egy projekt - legyen az kicsi vagy nagy - tervezésének velejárója a kockázat. A projekt végrehajtása előtt kockázatkezelési tervet kell készítenie a projektvezetőnek a kockázat azonosítására, értékelésére és ellenőrzésére. Minél jobban tudja kezelni a kockázatokat, annál valószínűbb, hogy projektje sikeres lesz.  

14. Költségtervezés, költségkezelés

A projekt költségeinek becslése és a költségvetés elkészítése a projektmenedzsment tervezési szakaszának része. Miután megvan a projekt költségvetése, költségvetés-kezelést kell használnia annak biztosítására, hogy a végrehajtási szakaszban ellenőrizni tudja költségeit.  

15. Feladatkezelés

A feladatok kis munkák, amelyek a projektmenedzsment végrehajtási szakaszát alkotják. Ezeket létre kell hozni, meg kell szervezni, hozzá kell rendelni a csapattagokhoz,  majd nyomon kell követni őket, hogy megbizonyosodjanak arról, megfelelnek a projekt korlátainak. Ez a feladatkezeléssel történik. A projektmenedzsment szoftver segít a feladatok kezelésében és elősegíti a projekttagok közötti együttműködést.  

 

Soft Skillek 

16. Vezetői készségek

Egyesek azt mondják, hogy a vezetés olyan személyiségvonás vagy soft kompetencia, amelyet nem lehet tanítani. Míg egyes projektmenedzsereknek jobbak az emberi kompetenciái, mint másoknak, úgy gondoljuk, hogy mindenkinek megvan a lehetősége arra, hogy megtanulja, hogyan alkalmazza a bevált vezetői készségeket és technikákat. Projektmenedzserként nemcsak a projekt sikeréért felelős, hanem olyan vezetőnek is kell lennie, aki vezetői készségeit alkalmazza és ösztönzi a csapat tagjait céljaik elérésére.  

17. Kommunikációs készségek

A kommunikációs készségek kéz a kézben járnak a vezetéssel. Nem lehet hatékony projektmenedzser valaki, ha nem tudja megfogalmazni, hogy mit kell tennie a projektcsapatának. De nem csak a csapattal kell kommunikálnia egy projektvezetőnek, hanem világos kommunikációs tervet kell készítenie ügyfelei, stakeholderei és vállalkozói számára.  

18. Tárgyalási készségek

Erős tárgyalónak lenni a sok kommunikációs készségek közül csupán az egyik, de megérdemli a kiemelt említést. A projektmenedzsmentben a tárgyalás fontos készség a konfliktusok megoldásában és az érintettek kezelésében. Például valószínűleg a projektvezető olyan igényeket fog kapni az érdekelt felektől, amelyek hatással lehetnek a projekt hatókörére. Vissza kell utasítania őket, de diplomatikusan, így a projekt valamennyi érintettje úgy érzi, megkapja, amit akar.  

19. Szervezési készségek

A szervezési készségek kifejezés az egyén azon képességére utal, hogy hatékonyan gazdálkodik az idővel és a feladatokkal. Ahogy a név is sugallja, a szervezési készségek lehetővé teszik, hogy valaki szervezetten és hatékonyan dolgozzon.  

20. Interperszonális készségek

A csapatok emberekből állnak, és az embereknek személyiségük van. A csapattagoknak sokféle személyiségtípusa van, és mindegyiknek meg kell találnia a helyét a csapatban. Az interperszonális készségek magas fokú tudatossága a legjobbat hozza ki a projektcsapatból és segít a konfliktusok megoldásában.  

21. Problémamegoldó készségek

A projektek problémák, ezért a problémák megoldásához szükséges készségek birtokában nagyobb valószínűséggel lesz sikeres a projekt. Tekintse a problémákat rejtvényekként, amelyeket meg kell oldania. Számos problémamegoldó eszköz létezik, amelyek segítenek ezen az úton.  

 

 

Személyiségjegyet, amelyek fontosak a projektmenedzsment karrier során 

22. Alkalmazkodóképesség

A változás állandó a projektmenedzsmentben. A rugalmasság az, ami életképessé teszi a projektet. Ha nem vagy hajlandó alkalmazkodni, akkor a projekt szenvedni fog. Természetesen bölcsességgel kell rendelkeznie ahhoz, hogy tudja, mikor szolgálja az alkalmazkodóképesség a projektet, és mikor kell lenyelnie a keserű pirulát.  

23. Döntéshozatali készségek

Mindig vannak döntések, amelyeket meg kell hozni, gyakran gyorsan, amikor egy projektet menedzselnek. A projektmenedzsereknek át kell látniuk a helyzetet, és olyan döntést kell hozniuk, amely pozitívan befolyásolja a projekt kimenetelét. Ez a készség magában foglalja a rendelkezésre álló lehetőségek megfelelő értékelését, a kockázatok és előnyök felmérését, valamint a legjobb cselekvési mód kiválasztását.  

24. Figyelem a részletekre

A projektek olyan feladatokból állnak, amelyeket határidőre és a költségvetésen belül kell elvégezni. Ez a részletekre vonatkozóan nagy odafigyelést igényel. A projektmenedzsereknek nagy figyelmet kell fordítaniuk a részletekre, nemcsak a feladatra, hanem az összes olyan területre, amely a feladattal kapcsolatos. A projektmenedzsment kulcsa, hogy ezekre a részletekre tudjon összpontosítani, bármilyen apró is legyen az.  

25. Kritikai gondolkodás

Sokan értik a projektmenedzsment alapjait, de nem tudnak helikopter üzemmódból tekinteni a projektre. A kritikai gondolkodás arról szól, hogy ne fogadjunk el mindent, amit hallunk, hanem szánjunk időt a probléma megértésére és a megalapozott döntéshez vezető kutatás elvégzésére. A kritikus gondolkodó nagyobb valószínűséggel hárítja el azokat az akadályokat, amelyek minden projektben adódnak.  

26. Humorérzék

A humorérzék elengedhetetlen projektmenedzsment készség, még akkor is, ha ez egy puha készség a projektmenedzsmentben. A humor enyhíti a stresszt Ön és csapata számára, és csak a feszültség oldása után mutatkozhatnak meg az észszerűbb tettek és ötletek. A projekt csapatépítő tevékenységei nagyszerű platformként szolgálhatnak arra, hogy a projektmenedzserek hogyan gyakorolhatják a humort.  

27. Türelem

Semmi sem oldódik meg azáltal, hogy elsietjük a projektet, vagy csalódottak vagyunk, ha a dolgok nem mennek jól. A projekteket alaposan meg kell tervezni a zökkenőmentes működés érdekében, de ez nem jelenti azt, hogy nem lesznek problémák. Legyen szó változtatási igényről vagy irreális elvárásokról az érintettek részéről, ha nincs türelme, minden hatványozottan rosszabb lesz. 

28. Személyes megjelenés

Noha nem tűnik fontosnak, de a professzionális megjelenés mégis értékes eszköz a projektmenedzserek számára. A megjelenés fontos. Felelősséget, vezetést kommunikál, és mind az érdekelt feleknek, mind a csapattagoknak azt az érzést adja, hogy jó kezekben vannak.  

29. Delegáció

A projektek bonyolultak, és sok ember, helyszín és feladat koordinációjával járnak. Egy ember nem tud mindent egyedül csinálni, ezért olyan fontos a delegálás. A projektvezetőnek tudnia kell, hogy a csapatban milyen feladatokat lehet delegálni és kire, hogy a munka haladjon és megfelelően el legyen osztva mindenki között. 

30. Együttműködés

Az együttműködés a projektmenedzsment szempontjából nem különbözik az általános definíciótól: emberek csoportja, akik együtt dolgoznak egy közös cél érdekében. Konkrétan egy projektmenedzser esetében ez arra készteti a projektcsapatát, hogy különféle projektkészségeivel és tapasztalataival jobban együttműködjön. Ez egy olyan tudományág, amely minden projektre és módszertanra kiterjed.