Sok projektprobléma nem a megvalósítás során keletkezik, hanem már a kezdetektől jelen van, csak éppen senki sem veszi észre.

Gondoljunk csak egy családi Monopoly-partira. Bár mindenki úgy ül le az asztalhoz, hogy ismeri a szabályokat, néhány kör után gyakran kiderül, hogy ugyanazt a helyzetet mindenki egy kicsit másképp értelmezi. Van, aki a hivatalos szabályokat követi, más egy régi háziszabály szerint játszana. Mindenki biztos benne, hogy igaza van, csak éppen nem ugyanazokat a szabályokat tekintik alapnak.

A projektekben pontosan ugyanez történik. A résztvevők magabiztosan beszélnek a célokról, a határidőkről vagy arról, hogy egy feladat "elkészült", miközben sokszor mindannyian mást értenek ugyanazon fogalmak alatt.

A sikeres projektvezető feladata, hogy ezeket a különbségeket már a projekt elején felismerje és közösen tisztázza.

A kimondatlan feltételezések jelentik a legnagyobb kockázatot!

A legtöbb félreértés nem abból adódik, hogy valaki hibázik vagy nem végzi el a munkáját.

Sokkal gyakrabban abból, hogy a projekt résztvevői úgy érzik, minden egyértelmű, ezért nem is teszik fel a pontosító kérdéseket.

Mit jelent pontosan, hogy:

• elkészült a feladat?
• megfelelő a minőség?
• megtörtént a jóváhagyás?
• tartható a határidő?
• sikeres a projekt?

Ha ezekre a kérdésekre minden érintett más választ adna, akkor valójában még nincs közös kiindulópont.

Nem ugyanazt értjük ugyanazon fogalmak alatt

Egy projektben ugyanaz az információ egészen más jelentést hordozhat attól függően, hogy ki hallja.

A megrendelő számára a “kész” azt jelentheti, hogy az eredmény már használható.

A szakmai vezető szerint akkor kész, ha minden funkció megfelel a specifikációnak.

A fejlesztő úgy gondolhatja, hogy a program elkészült, de a tesztelés még hátravan.

A pénzügyi vezető pedig csak akkor tekinti lezártnak a munkát, ha az elszámolás is megtörtént.

Mindenki ugyanazt a szót használja, mégis másra gondol.

A projektvezető szerepe, hogy ezeket az eltérő értelmezéseket még a munka megkezdése előtt felszínre hozza.

A tisztázás nem bizalmatlanság, hanem előrelátás!

Sokan kellemetlennek érzik a részletek tisztázását.

Úgy gondolják, hogy ha túl sok kérdést tesznek fel, azzal bizalmatlanságot sugallnak.

A pontosító kérdések azt szolgálják, hogy minden résztvevő ugyanabból induljon ki, és később ne kelljen félreértésekből vagy eltérő elvárásokból adódó konfliktusokat kezelni.

A jól feltett kérdések gyakran hetekkel későbbi problémákat előznek meg.

A közös elvárások adják a projekt stabil alapját!

A projektvezető nemcsak feladatokat koordinál, hanem közös értelmezési keretet is teremt.

Ennek része például annak tisztázása, hogy:

• mi számít kész feladatnak,
• ki és milyen feltételekkel hagy jóvá egy eredményt,
• milyen minőségi elvárásoknak kell megfelelni,
• mikor tekinthető lezártnak egy projektfázis,
• milyen döntési pontok és felelősségi körök tartoznak az egyes szereplőkhöz.

A dokumentálás ugyanilyen fontos!

A közösen kialakított elvárásokat nem elég szóban megbeszélni.

A projekt során minden fontos döntést, jóváhagyást és megállapodást érdemes dokumentálni, hogy később minden érintett ugyanarra az információra tudjon hivatkozni.

Ez nem adminisztratív teher, hanem a projekt biztonságának egyik alapja.

A dokumentált elvárások csökkentik a félreértéseket, támogatják a gyors döntéshozatalt, és megkönnyítik az együttműködést akkor is, ha új szereplők kapcsolódnak be a projektbe.

Összességében a sikeres projektek egyik alapja, hogy a résztvevők ne csak ugyanazokat a szavakat használják, hanem ugyanazt is értsék alattuk. Éppen ezért a projektvezető egyik legfontosabb feladata az, hogy a kimondatlan feltételezéseket láthatóvá tegye, az elvárásokat közösen tisztázza, és olyan keretet alakítson ki, amelyben minden érintett ugyanabból a kiindulópontból dolgozik.

Képzésajánló:

Hogyan fejleszthető ez a kompetencia?

Az elvárások tisztázása tudatos projektvezetői eszköz, amely megfelelő módszerekkel és gyakorlattal fejleszthető. A Komplex Projektvezető képzésen a résztvevők olyan technikákat sajátítanak el, amelyek segítenek feltárni a rejtett feltételezéseket, egyértelműsíteni a szerepeket és elvárásokat, valamint megelőzni a félreértésekből adódó konfliktusokat.