« Blog
Feladatkezelés a Microsoft 365-ben
2020.06.23
Nézze meg milyen feladatkezelési lehetőségek vannak, és használja az Ön számára legideálisabbat!
Feladatkezelés hatékonyan a Microsoft 365-tel!
Sokan nem tudják, hogy a Microsoft 365 nem csupán a Word, Excel, PowerPoint programok havidíjas előfizetési verzióit biztosítja – vagyis nem kell gépenként megvennünk a méregdrága Office programokat – de számos olyan applikációt biztosít a számunkra, amelyekkel hatékonyabban végezhetjük mindennapi feladatainkat.
Ha egy értékteremtő folyamatot nézünk, akkor kulcsfontosságú eleme, hogy ezt a folyamatot milyen hatékonyan vagyunk képesek elvégezni. A hatékonyság legdivatosabb eszköze az automatizálás, amelyre a Microsoft 365-ben szuper modulok állnak rendelkezésünkre, de lássuk be, hogy nem minden tevékenység automatizálható.
Mit tehetünk ha nem tudunk automatizálni?
Még így is marad számtalan olyan feladat, amelyet továbbra is a csapatunk tagjainak kell majd elvégeznie. Ezek számontartása, priorizálása, és végrehajtása lesz sikerünk záloga. Szerencsére a Microsoft 365 számtalan lehetőséget biztosít számunkra, hogy feladatainkat számontartsuk és kezeljük.
Nézzük meg, hogy melyikkel mire érdemes lőni.
Outlook feladatkezelő
Az Outlook levelező programunk már jó ideje rendelkezik egy egyszerű feladatkezelő modullal. Egy-egy feladat ugyan felvehet több állapotot is (folyamatban, másra vár, elhalasztva, stb.), és állíthatunk be értesítőket emlékeztetőket is. Amikor elvégeztünk egy feladatot, akkor azt készre jelentjük és ennyi. Ha ezt követően az adott üggyel lenne még más teendőnk is, akkor arra nyithatunk újabb feladatot és így tovább. Egy sok lépéses folyamat esetén csupán a feladatok adminisztrációja egy jelentős feladattá válik. Az egyéb napi teendőink követésére, a projektekhez nem kapcsolódó feladatok számontartására megfelelő.
To do avagy Feladatok
Ha rendelkezünk Microsoft 365 levelezéssel, akkor az Outlook-os feladatkezelőnk felvérteződik pár további képeséggel is. A To Do vagy Feladatok vagy Tasks (ezen a 3 néven találkozhatunk ugyanazzal a termékkel a rendszerben) alapvetően ugyanazon feladatok kezelésére nyújt mobil applikációs és böngészős lehetőséget, amelyeket az Outlook feladatkezelőben rögzítettünk magunknak vagy valamelyik kollégánknak. Érdekes fejlemény azonban, hogy miközben bárhonnan megtekinthetjük a feladatainkat (és azokat, amelyeket kiosztottunk), vannak funkciók, amiben az Outlook feladatkezelő fölé emelkedik ez a megoldás, de sajnos jócskán alatta is marad pár dolgoban.
Előnye, hogy a To Do-ban csekklista jelleggel alfeladatokat is felvehetünk, amiket külön-külön is készre jelenthetjük.
Hátránya, hogy a To Do-ban a feladatoknak csak „kész” / „nincs kész” állapotai léteznek, nem tudunk másnak feladatot kiosztani, illetve az Outlookból másnak kiosztott feladatot is a sajátjaink között látjuk, és mi magunk tudjuk lezárni.
Ha valaki az Outlook feladatkezelőt használja, akkor tekintsen erre a modulra egy mobilos kiegészítőként.
Planner
A Microsoft 365 beépített kollaborációs feladatkezelő rendszere a Planner. A Plannert arra szánták, hogy egy folyamathoz kapcsolódó feladatokat a lehető legátláthatóbban lehessen benne számontartani. A Plannerben már nem kell a korábbiakban leírtak szerinti kompromisszumokat kötnünk.
Itt egy feladatot az alábbiak szerint tarthatunk számon: határidőt, felelőst rendelhetünk hozzá, csatolmányokat, leírásokat, emlékeztetőket kaphatunk, hozzászólhatunk, és egy jól meghatározott folyamat szerint léptethetjük előre az ügyünket.
Ez egy igazi csapat feladatkezelő. Fontos megemlíteni, hogy a Planner a felhasználók kezébe helyezi a kontrollt: mindenki hozhat létre és jelölhet készként feladatot, adhat hozzá határidőt és módosíthatja is azt.
Mi van még a Microsoft 365-ben?
Sokan nem tudják, hogy a Microsoft 365 rendelkezik olyan modulokkal, amelyekkel saját szoftvert készíthetünk akár a feladataink kezelésére.
A minap egy könyvelő cég vezetője keresett meg azzal, hogy szeretne egy ilyen saját szoftvert, amellyel a könyvelő iroda ügyfeleihez kapcsolódó feladatokat tudják számontartani. Érthető, hiszen esetükben komoly következményekkel járhat egy-egy csúszás, ugyanakkor az sem járható, ha rendre az ügyfelek késői anyagleadásai miatt kell túlórázni a könyvelőknek, és így csak megemelkedett költségek mellett tudják teljesíteni a határidőket. Az ehhez hasonló feladatkezelési kihívásokkal sajnos egyik beépített feladatkezelő sem lesz alkalmas, de felépíthető egy olyan egyedi rendszer, amely pontosan a mi igényeink szerint működik.