Mi az a PERT-diagram, és hogyan használjuk?
A PERT-Diagram olyan hálódiagram, amely lehetővé teszi a projektmenedzserek számára a projektütemezések látványos létrehozását.
A Program Evaluation Review Technique (PERT)
- a projekt ütemtervének ábrázolására,
- a tevékenységek időtartamának becslésére,
- a tevékenységfüggőségek azonosítására
- és a projekt kritikus útjának megkeresésére használatos.
A PERT-diagramokat a projektmenedzserek arra használják, hogy reális ütemterveket hozzanak létre a feladatok koordinálásával és időtartamuk becslésével, három időbecslés hozzárendelésével; optimista, valószínűleg és pesszimista. Ez teszi hasznossá a PERT-diagramokat olyan projektek tervezésekor, ahol a tevékenységek időtartama bizonytalan.
A PERT-diagramok használata még előnyösebb, ha együtt tudjuk kezelni a PM eszköztár egyéb elemeivel, mint a Gantt-diagramok, kanban táblák és feladatlisták, de önállóan is egy látványos, jól használható eszköz tud lenni a kezedben projektjeid megtervezezésére, ütemezésére és nyomon követésére.
Mikor használjak PERT-diagramot?
PERT-diagramok használata a projekt tervezési fázisában.
Segítségükkel meghatározhatod a projekt kritikus útját és a tevékenységek kezdésének vagy befejezésének ideális idejét, ami lehetővé teszi, hogy megtudd, mely tevékenységeket kell prioritásként kezelni a projekt ütemtervének létrehozásakor.
Ahogy már említettük, a PERT-diagramok a projekt függő tevékenységeit jelenítik meg. Ezek olyan tevékenységek, amelyek nem kezdődhetnek el vagy fejeződhetnek be, amíg egy másik tevékenység el nem kezdődik vagy be nem fejeződik. Ha tudod, hogy mely tevékenységek függnek egymástól, megelőzheted a késéseket azáltal, hogy előre tervezel, és biztosítja, hogy ezek a függő tevékenységek a befejezésük sorrendjében legyenek ütemezve.
A projekt tervezésekor az erőforrások ütemezéséhez elengedhetetlen az időtartamának pontos előrejelzése is. A PERT-diagram egy olyan eszköz, amely segít megbecsülni a projekt befejezéséhez szükséges időt. Ez akkor is nagyon hasznos, ha összetettebb vagy nagyobb projekteken dolgozol.
Hogyan működik a PERT-diagram?
A PERT-diagram csomópontokból és iránynyilakból áll. A csomópontok számozott dobozok vagy körök. Ezek egy eseményt vagy mérföldkövet képviselnek a projektben. A nyilak azok a feladatok vagy tevékenységek, amelyeket el kell végezned, mielőtt továbblépnél a következő eseményre vagy mérföldkőre.
Ezért a PERT-diagram a projekt tevékenységeinek és függőségeinek megjelenítésével működik. Ez áttekintést nyújt a projekt ütemtervéről, beleértve azt is, hogy mely feladatok elvégzése elengedhetetlen a projekt sikeréhez. Ezen információk alapján projektmenedzserként már életképes projekttervet dolgozhatsz ki, mellyel betartod a határidőket, és a költségvetésen belül maradsz.
Hogyan készítsünk PERT-diagramot 4 lépésben
A PERT-diagram létrehozása nem lehet túlterhelő folyamat, még akkor sem, ha úgy döntesz, hogy magad rajzolod meg a PERT-diagramot, és végzed el a számításokat. Íme néhány egyszerű lépés a PERT-diagram létrehozásához:
- Bontsd le a projekt hatókörét
Kezdd a projekt mérföldköveinek azonosításával, majd azonosítsd az elérésükhöz szükséges egyedi feladatokat. Ezután derítsd ki a projekttevékenységek sorrendjét és függőségeit.
Rendelkezned kell a mérföldkövek, feladatok és függőségeik listájával. Ezekre az elemekre szükséged lesz a PERT-diagram létrehozásához, akár manuálisan, akár projektmenedzsment szoftver használatával.
- Készítsd el magát a PERT-diagramodat
Most, hogy rendelkezel a szükséges információkkal, elkészítheted a diagramot. Ebben a fázisban a PERT-diagram segítségével sorrendbe kell állítanod a tevékenységeket, és meg kell becsülnöd az egyes feladatok elvégzéséhez szükséges időt.
- Becsüld meg a projekt időtartamát
Most, hogy elkészítetted a PERT-diagramot, és hozzáadtad a tevékenységek részleteit, ideje hozzáadni az összes tevékenység becsült időtartamát a projektütemezés létrehozásához - ehhez a PERT-diagram képletet kell használnod.
- Keresd meg a kritikus utat, és a lazaságokat
Ha már van egy PERT-diagramod, amely tartalmazza a projekttevékenységeket, azok időtartamát és esedékességi dátumait, kiszámíthatod a kritikus utat, és azonosíthatod az esetleges tartalékidőt. Ne feledd, hogy ez a projektvezetési diagram egy élő dokumentum, amelyet folyamatosa felül kell vizsgálni a projekt előrehaladtával.
A PERT-diagramok projektmenedzsmentben való használatának előnyei
Egyszerűsíted vele az összetett projekteket
A PERT-diagramok segítségével a projektmenedzserek kézben tarthatják az összetett projekteket. Hasznosak, mert becslést adnak arról, hogy mennyi időre lesz szüksége a projekt ütemezéséhez, és milyen erőforrásokra lesz szükség. A PERT jellege és lebontási struktúrája segít megjeleníteni a projekt összetettségét és a folyamat egyes lépései közötti függőségeket.
Több részleg és témaszakértő bevonása
A PERT-diagram projektmenedzsment eszközként is szolgál, amely a projekten dolgozó összes részleg adatait lekéri. Ez segít a projekt-menedzsereknek azonosítani, hogy ki mit csinál, és egyértelmű felelősségi köröket biztosít ezekhez a feladatokhoz. Az osztályok közötti erős kommunikációt megkönnyítik, és a szervezet általános stratégiai céljai jobban összehangolódnak.
Fedezd fel a hipotetikusat
A PERT-diagram használatának másik előnye, hogy lehetővé teszi a projektmenedzserek számára, hogy lehetőség-elemzéseket hozzanak létre. A projekt tevékenységeinek, idejének és erőforrásainak feltérképezésével gyorsan láthatják, hogy mi működik és mi nem. Ez sok időt takarít meg, amelyet egyébként a felülvizsgálatokra pazarolnának. Ez a rugalmasság teszi a PERT-diagramokat hasznossá a projektmenedzsmentben.
A PERT-diagramok projektmenedzsmentben való használatának hátrányai
A PERT-diagramok azonban nem jelentenek gyors megoldást arra, hogy projektjeid varázslatosan sínre kerüljenek. Természetesen a rossz adatok rossz adatokat eredményeznek. Fontos, hogy a PERT-elemzést végző személy tapasztalattal rendelkezzen a folyamatban.
Emellett munkaigényesek is, amelyekbe egyes szervezeteknek nincs idejük vagy pénzük a kellő energiát befektetni. Folyamatos felülvizsgálatot és frissítést igényelnek, hogy pontosak legyenek. Ha PERT-diagramsablont használsz, akkor annak a projekt előrehaladásával párhuzamosan számos verzióját kell majd létrehoznod.
PERT-diagram vs. Gantt-diagram
Bár mind a PERT-diagramok, mind a Gantt-diagramok vizuális eszközök, amelyeket a projektmenedzserek használnak a projekttervezéshez, nem teljesen ugyanazok.
A fent részletezett PERT-diagramokat a nagyobb és összetettebb projektek tervezésének és ütemezésének egyszerűsítése érdekében fejlesztették ki. A Gantt-diagramok viszont a projekt tervezésének és ütemezésének grafikus ábrázolásai is, amelyek a projekt hatókörét az ütemezéssel együtt bemutató tevékenységekre bontják. A Gantt-diagram használható a projekt ütemtervének felépítésére, a tevékenységfüggőségek beállítására és az egyes tevékenységek időtartamának megjelenítésére.
Vannak más fontos különbségek is. A Gantt-diagramok például sávdiagrammal ábrázolják a projekt ütemtervét.
*********************
A PERT-diagram inkább folyamatábra vagy hálódiagram. A Gantt-diagramok kisebb projektekhez, míg a PERT-diagramok nagyobb és összetettebb projektekhez használhatók.
A legmarkánsabb különbség az, hogy a PERT-diagramot általában a projekt megkezdése előtt használják az ütemezés kiszámításához, míg a Gantt-diagramok általában követik a projektet, kiemelve az ütemezési korlátokat.
A Gantt-diagram szoftvert a projektmenedzserek használhatják a projekt végrehajtásakor, valamint a tervezéskor, mivel a tevékenységek kezdési és befejezési dátuma szerkeszthető. A Gantt-diagramok megmutatják, hogy mennyi ideig tartanak az egyes tevékenységek, megmutatják, hogy a csapat mely tagjai felelősek ezekért a feladatokért, és átláthatóbb eszközt jelentenek az előrehaladás, valamint a tevékenységek és erőforrások nyomon követésére.
Mi az a PERT-chart szoftver?
Többféle PERT diagramszoftver is létezik, melyek segítenek a projektmenedzsereknek jobban megbecsülni projektjeik reális időtartamát. A PERT diagramszoftver lehetővé teszi dinamikus chartok létrehozását, melyek így könnyen frissíthetők lesznek már, ellentétben az egyszerűbb PERT-diagramsablonokkal. A PERT diagramszoftverek általában egy nagyobb projektmenedzsment eszköz alfunkciójaként üzemelnek, melyek később azt képesek akár Gantt-diagramszoftverbe importálni. A PERT-diagram lehet az első ugródeszka a tevékenységek időtartamának hozzáadásához, a függőségek összekapcsolásához, a mérföldkövek beállításához és a munkacsapathoz rendeléséhez.
Ki találta fel a PERT-diagramokat?
A PERT diagramokat az amerikai haditengerészet fejlesztette ki. 1957-ben a Különleges Projektek Irodája létrehozta a PERT táblázatot, hogy segítse a Polaris nukleáris tengeralattjáró projektjét. Azóta a projektmenedzserek mindenféle iparágban sikerrel használják ezt a programértékelési és felülvizsgálati technikát.
Ha aktuális projektedben te vagy a kapitány, akkor használata számodra is nagy segítséget fog nyújtani!
******************************************
Te milyen vizuális projekttámogató alkalmazásokat használsz? Kérjük, oszd meg velünk!
Saját munkádban hasznát veszed, hasznát vennéd az ilyen látványos tervező eszközöknek?
