A sikeres projektek nem azért készülnek el időben és a tervezett költségkereten belül, mert minden pontosan a terv szerint alakul. A siker kulcsa az, hogy a projektvezető rendszerben gondolkodik, előre látja az összefüggéseket, felméri a döntések várható hatásait, kezeli a felmerülő kockázatokat, folyamatosan tájékoztatja az érintetteket a projekt előrehaladásáról, és olyan naprakész projektkimutatásokat vezet, amelyek átláthatóvá teszik a projekt aktuális állapotát.

Ez a gondolkodásmód a rendszerszemlélet, amely napjaink egyik legfontosabb Projektmenedzsment kompetenciája.

Miért nélkülözhetetlen a rendszerszemlélet a projektmenedzsmentben?

A projektmenedzser feladata jóval több, mint feladatok kiosztása vagy határidők nyomon követése. Egy jól vezetett projektben egyszerre kell figyelembe venni:

• a projekt célját,
• az egymásra épülő feladatokat,
• az érintettek elvárásait,
• az erőforrások rendelkezésre állását,
• az időbeli függőségeket,
• a költségkeretet,
• valamint a projekt kockázatait.

A rendszerszemlélet lényege, hogy ezekre nem különálló elemekként, hanem egy összefüggő rendszer részeként tekintünk.

Egyetlen változás ugyanis könnyen több tucat további módosítást indíthat el.

Mint egy sakkjátszma, több lépéssel előre gondolkodni!

A Vezércsel (The Queen’s Gambit) című sorozat egyik legismertebb jelenetében Beth Harmon a plafonra vetítve látja maga előtt a sakktábla lehetséges lépéseit.

A jó projektvezető gondolkodása nagyon hasonló.

Nem csupán azt látja, hogy mi történik most, hanem azt is, hogy egy döntés milyen eseménysort indít el.

Ha például egy feladat késik, rögtön felmerülnek a következő kérdések:

• Mely további feladatok csúsznak emiatt?
• Lesz-e elegendő erőforrás?
• Érinti-e a beszállítókat?
• Növekszik-e a projekt költsége?
• Módosulhat-e az átadási határidő?

A projektmenedzser folyamatosan ezekben az összefüggésekben gondolkodik.

Amikor egy „apró” módosítás már nem is olyan apró!

Kevés projekt zajlik le úgy, hogy a megrendelő vagy a projekt szponzora ne kérne valamilyen módosítást.

Legtöbbször ezek így kezdődnek:

„Ez csak egy kisebb változtatás…”

A valóságban azonban egyetlen új funkció, egy plusz riport vagy egy módosított folyamat gyakran számos további feladatot eredményez.

Megjelenhet:

• új fejlesztési igény,
• többlet tesztelés,
• dokumentáció módosítása,
• új jóváhagyási kör,
• plusz erőforrásigény,
• vagy akár új projektkockázat.

Ezért a projektvezető feladata nem az, hogy automatikusan elutasítsa a változtatási igényeket, hanem hogy bemutassa azok teljes hatását.

A módosítások hatásait láthatóvá kell tenni!

A projekt résztvevői gyakran csak a saját területükre koncentrálnak.

A projektvezető szerepe ugyanakkor az, hogy mindenki számára átláthatóvá tegye az összefüggéseket.

Egy jól felépített projektben már egy változtatási javaslat előtt is láthatóvá válik:

• mely feladatokat érinti,
• mennyi idővel hosszabbodik meg a projekt,
• milyen többletköltséget jelent,
• milyen új döntésekre lesz szükség,
• milyen kockázatok jelennek meg.

Ez jelentősen csökkenti a félreértéseket, és megalapozottabb döntéseket eredményez.

A vizualizáció segíti a közös gondolkodást

A rendszerszemlélet akkor működik igazán jól, ha nem csak a projektvezető fejében létezik.

A projekttervezési és Projektmenedzsment eszközök éppen ezt támogatják.

Például:

• Gantt-diagramok,
• projektütemtervek,
• függőségi hálók,
• stakeholder térképek,
• kockázati mátrixok,
• változáskezelési nyilvántartások.

Ezek segítségével minden érintett ugyanazt a projektképet látja, így a döntések is gyorsabbak és objektívebbek lesznek.

A sikeres projektvezetők nem csak reagálnak, előre gondolkodnak!

Sok projekt ott veszít lendületéből, hogy a problémák kezelésére csak akkor kerül sor, amikor azok már bekövetkeztek.

A tapasztalt projektvezetők ezzel szemben már korán felismerik a figyelmeztető jeleket.

Ennek köszönhetően:

• csökkenthető a csúszások száma,
• jobban tervezhetők az erőforrások,
• kisebb lesz a költségtúllépés esélye,
• átláthatóbbá válik a kommunikáció,
• és kiszámíthatóbb lesz a projekt teljes folyamata.

A Projektmenedzsment egyik legfontosabb kompetenciája a rendszerszemlélet.

Minél összetettebb egy projekt, annál nagyobb jelentősége van ennek a szemléletnek. A jól felépített Projektmenedzsment nem egyetlen ember fejében létezik, a folyamatok, döntések és információk dokumentáltak, megosztottak és minden érintett számára elérhetők. Ennek köszönhetően egy személy kiesése sem veszélyezteti a projekt megvalósítását, hiszen a projekt tudása nem egy emberhez, hanem a közösen működtetett rendszerhez kötődik.

Képzésajánló:

Szeretné projektjeit tudatosabban, átláthatóbban és kevesebb kockázattal vezetni?

Komplex Projektvezető képzésünk keretében, olyan gyakorlati módszereket sajátíthat el, amelyek segítenek rendszerben gondolkodni, kezelni a változásokat és magabiztosabban vezetni a projekteket a mindennapi munkában is azonnal alkalmazható módon.