Egy projekt kisiklásának megfigyelése fájdalmas élmény - és ha ez a kisiklás egyszerűen megelőzhető okokból történt, az még fájdalmasabb!

Mi, gyakorló projektmenedzserek sokszor megosztjuk tapasztalatainkat az előforduló hibákról és problémákról, hisz az általános hibák elkerülése az első lépés a projektötletek valóra válthatóságához. Vessünk most egy pillantást a projektek menedzsmentjében előforduló ilyen általános hibákra, és hogy hogyan lehetne elkerülni azokat!

1. A csapattagok bevonásának elmulasztása már a legelején

Mindannyian tudjuk, hogy a projektünk csak annyira lehet jó, mint a projekt csapata. De akár tovább is mehetünk – ez nem csak a csapatról szól, hanem arról is, hogy mennyire alaposan készítettük elő a projektet, és vonzottuk be a csapattagokat. Minél motiváltabb egy csapat, annál eredményesebb lesz.
A jó projektmenedzser nemcsak a határidőket és a munkafolyamatokat veszi figyelembe. A projektben olyan környezetet kell létrehoznia, - és kell minden nap dolgozni rajta - hogy mindenki munkába álljon, és törekedjen a teendői tökéletes elvégzésére! Egy tapasztalt projektmenedzser kollégánk ezt így fogalmazta meg:

„Úgy gondolom, hogy a legfontosabb az elkötelezettség. Itt nem az egyszerű együttműködési hajlandóságról beszélek, hanem arról, hogy minden csapattag ténylegesen a csapat részévé váljon. Ez az elkötelezettség növeli a hatékonyságot és az elszámoltathatóságot a projekt minden tagja számára. Minden résztvevő hozzá fog tudni járulni a csapat célkitűzéséhez, ha úgy érzi, hogy van felelőssége és bíznak benne. Aki ennek a kiépítését kihagyja, vagy nem készíti elő megfelelően, az letargiával és érdektelenséggel fog küzdeni végig az egész projekt folyamán.”

2. Ne várjuk, hogy az emberek csak úgy maguktól megértsék és segítsék a projektünket!

Egy vállalaton belül mindig verseny folyik az erőforrásokért. Projektmenedzserként gyakran átéljük, hogy a projektünknek feltétlenül kell valami olyasmi, aminek a hiánya áthidalhatatlan nehézséget jelentene. A helyzet viszont az, hogy a társaság más emberei ezt nem tudják. Nem ugyanazzal a szemlélettel látják a projektünket, mint mi - nem vesznek részt benne, nem látják sem a szükségleteit, sem a megoldást. Ne gondoljuk azt, hogy amit mi értünk, az mások számára is világos! Ha azt szeretnénk, hogy az emberek tudják, mi folyik a projektünkben, akkor bizony kommunikálnunk kell velük. Mondjuk el, hogy mit miért csinálunk, hogy ez segíthesse a projektünk megértését.

Azt is megtehetjük, ha egy lépéssel tovább megyünk, hogy aktívan „marketingeljük” a projektünket a vállalaton belül. A jó és folyamatos kommunikáció olyan légkört hoz létre a projekt körül, amely vonzza az embereket, bevonja őket, kíváncsivá és egyúttal motiválttá válnak, így könnyebben hajlandók lesznek segíteni.

Amennyiben érdeklik a projektek kezeléséhez és menedzseléséhez kapcsolódó legjobb módszerek és technikák, tekintse meg Projektmenedzsment képzéseink listáját!