Egy projektben gyorsan kell haladni, de még nincs meg minden információ. Az ügyfél új igényt szeretne, miközben a csapat már így is feszes határidővel dolgozik. Be kellene vonni minden fontos érintettet, de közben valakinek végre döntést is kell hoznia. 

A projektvezető sokszor nem jó és rossz megoldások között választ, hanem egymással versengő, egyenként teljesen jogos szempontokat próbál összehangolni. 

Éppen ezért a konfliktusok és feszültségek nem feltétlenül azt jelzik, hogy valami rosszul működik a projektben. Sokkal inkább azt, hogy különböző érdekek, célok és korlátok találkoztak – és ezeket valakinek kezelhető döntési helyzetté kell alakítania.

A konfliktus mögött gyakran nem személyes ellentét van

• Az ügyfél már megint változtat. 
• A pénzügy csak a költségeket nézi. 
• Az IT mindenre azt mondja, hogy nem lehet. 

Ezekből a mondatokból könnyen személyes konfliktus lesz, pedig a háttérben gyakran egészen más húzódik meg. Az ügyfél a számára megfelelő eredményt szeretné, a pénzügy a költségkeretet védi, az IT pedig olyan technikai kockázatot lát, amelyet mások talán nem érzékelnek. 

A projektvezető egyik fontos feladata ezért az, hogy a pozíciók mögött felismerje a valódi érdekeket és korlátokat. Nem azt kell eldöntenie, hogy kinek van igaza, hanem láthatóvá kell tennie, valójában miről kell dönteni. 

Gyorsaság vagy megalapozottság? Bevonás vagy döntés? 

A projektvezetés tele van olyan feszültségekkel, amelyekre nincs egyszerű válasz. Ha minden információt megvárunk, elveszíthetjük a lendületet, ha viszont túl gyorsan döntünk, fontos szempontok maradhatnak ki. Ha mindenkit mindenbe bevonunk, lelassulhat a projekt, ha túl kevés szereplő dönt, ellenállás alakulhat ki. 

Hasonló dilemma a rugalmasság és a keretek megtartása is. Az ügyféligények változhatnak, de ha minden módosítást automatikusan elfogadunk, könnyen felborulhat a határidő, a költségvetés vagy akár a projekt eredeti célja. 

A projektvezető feladata nem ezeknek a feszültségeknek a megszüntetése, hanem annak tisztázása, hogy az adott helyzetben melyik szempont mekkora súlyt kapjon, és milyen következménye lesz a döntésnek. 

Mit taníthat a projektvezetőknek a Tizenkét dühös ember?

A Tizenkét dühös ember szinte teljes egészében egyetlen helyiségben játszódik, ahol tizenkét esküdtnek kell közös döntésre jutnia. Ugyanazokat az információkat látják, mégis eltérően értelmezik őket, miközben személyes tapasztalatok, előfeltevések és indulatok is alakítják az álláspontjukat. 

A történet egyik legérdekesebb tanulsága projektvezetői szemmel az, hogy a konfliktus önmagában nem feltétlenül akadálya a jó döntésnek. A felszínen megjelenő egyet nem értés mögött kérdések, bizonytalanságok és ki nem mondott feltételezések húzódnak meg, amelyek csak akkor válnak kezelhetővé, amikor valaki elkezdi ezeket felszínre hozni. 

Egy projektben ugyanez történhet. Ha az érintettek eltérően látják a prioritásokat, a kockázatokat vagy a következő lépést, az egyet nem értés gyors lezárása helyett sokszor előbb azt kell tisztázni, hogy valójában miben nem értünk egyet.

A jó kompromisszum nem az, amikor mindenki enged egy kicsit! 

A konfliktuskezelést gyakran azonosítjuk a kompromisszummal, pedig egy projektben ez nem mindig vezet jó eredményhez. Ha két rosszul összeegyeztethető igényből egyszerűen „levágunk egy kicsit”, könnyen olyan megoldás születhet, amellyel senki sem elégedett, és amely szakmailag sem megfelelő. 

Sokkal fontosabb, hogy a döntési helyzet átlátható legyen.  

• Mit nyerünk és mit kockáztatunk az egyik vagy a másik megoldással?  
• Mi az, ami nem alkuképes?  
• Hol van valódi mozgástér?  
• Ki jogosult dönteni, és meddig kell a döntést meghozni? 

A jó projektvezető nem söpri félre a feszültségeket, hanem feltárja azok okát, és az eltérő szempontokat a projekt célját támogató megoldás felé tereli.

A konfliktuskezelés is projektvezetői eszköz! 

A projektvezetés ezért jóval több, mint feladatok, mérföldkövek és határidők koordinálása. A projektvezetőnek különböző szakmai és üzleti érdekek között kell eligazodnia, nehéz kérdéseket kell kimondania, döntési helyzeteket kell tisztáznia, és úgy kell előre vinnie a projektet, hogy közben az érintettek együttműködése is megmaradjon.

Képzésajánló:

A Komplex Projektvezető képzésünkben ezért a Projektmenedzsment módszertana mellett a projektvezetés emberi és vezetői oldalával is foglalkozunk. A cél olyan gyakorlati szemlélet és eszköztár kialakítása, amely a valódi projekthelyzetekben is használható, akkor is, amikor nem maga a terv, hanem az eltérő érdekek, vélemények és elvárások jelentik a legnagyobb kihívást.