De hát ezt nem így terveztük! Egy projekt során könnyen eljön az a pillanat, amikor ez a mondat elhangzik. Csúszik egy beszállító, kiesik egy kulcsember, változik az ügyféligény, vagy kiderül, hogy egy korábbi feltételezés már nem állja meg a helyét. A néhány hete még reálisnak tűnő projektterv hirtelen már nem írja le a valóságot. 

Ilyenkor derül ki igazán, mennyire jó a projektünk felépítése. A projektvezető feladata ugyanis nem az eredeti terv mindenáron történő megvédése, hanem az, hogy változó körülmények között is megtartsa a projekt irányát, felismerje a valódi kockázatokat, és időben teremtsen döntési lehetőségeket. 

A kockázatkezelés nem a problémák végtelen listája 

Ha egy projekt elején megpróbálnánk felsorolni mindent, ami rosszul sülhet el, valószínűleg igen hosszú listát kapnánk, ettől azonban a projekt még nem válna biztonságosabbá. 

A kockázattudatosság inkább annak felismerését jelenti, hogy mely bizonytalanságok veszélyeztetik valóban a határidőt, a költségkeretet, a minőséget vagy magát a projektcélt. Hol van szükség alternatívára, mely jelekre kell különösen figyelni, és mikor kell beavatkozni? 

A projektproblémák ráadásul sokszor nem váratlanul jelentkeznek. Hetek óta látszik, hogy egy feladat lassabban halad, egy kolléga túlterhelt, egy döntés újra és újra elmarad, vagy a beszállító bizonytalanabb határidőket mond. A kockázattudatos projektvezető ezeket a gyenge jeleket is észreveszi, és időben felteszi a kérdést, ha ez így folytatódik, hol fogunk tartani két hét múlva? 

Amikor az eredeti terv már nem opció, az Apolló-13 tanulságai 

Az Apollo-13 története jól példázza, mit jelent alkalmazkodni egy alapjaiban megváltozott helyzethez. Az űrmisszió eredeti célja a Holdra szállás volt, egy oxigéntartály meghibásodása után azonban teljesen más lett a prioritás. Már nem a Hold elérése volt a cél, hanem az, hogy az űrhajósok biztonságban hazajussanak. 

Az eredeti tervhez ragaszkodni értelmetlen lett volna. Újra kellett gondolni az erőforrásokat, az energiafelhasználást, az útvonalat és számos korábbi döntést, miközben abból kellett működő megoldást kialakítani, ami rendelkezésre állt. 

A projektek ritkán kerülnek ennyire drámai helyzetbe, a projektvezetői dilemma azonban nagyon is ismerős, mi történik, ha az eredeti terv már nem működik, de az eredményt továbbra is el kell érni? 

Ilyenkor mutatkozik meg az alkalmazkodóképesség: annak felismerése, hogy mi az, amihez továbbra is ragaszkodnunk kell, és mi az, amin a cél érdekében változtatnunk kell.

Nem az eredeti terv a lényeg, hanem az eredmény! 

A terv eszköz, a projekt célja viszont az, amiért az egész munka elindult. Ha megváltoznak a körülmények, ezért nem feltétlenül az a jó kérdés, hogy Hogyan tudjuk mégis végrehajtani az eredeti tervet? hanem az, hogy Melyik a legjobb út a projekt cél eléséhez? 

Ez jelentheti a prioritások átrendezését, az ütemezés módosítását, az erőforrások átcsoportosítását vagy egy korábbi döntés felülvizsgálatát. Nem minden változás indokol újra tervezést, de ha az üzleti igény, egy kritikus erőforrás vagy a projekt alapvető feltételei változnak meg, eljöhet az a pont, amikor már nem a tervet kell tovább foltozni, hanem az odavezető utat kell újra gondolni. 

A jó projektvezető tehát nem jövőbe lát, hanem felkészül arra, hogy változás esetén is maradjon mozgástere és választási lehetősége!

A projektvezetés több, mint egy jól elkészített terv! 

A gyakorlatban a projektek vezetéséhez nemcsak módszertani tudásra van szükség. Döntéseket kell hozni, változásokat és érdekkülönbségeket kezelni, csapatokat irányítani, miközben a projekt eredményét sem lehet szem elől téveszteni. 

Képzésajánló:

A Komplex Projektvezető képzésünk éppen ezért a Projektmenedzsment eszközök mellett a vezetői gondolkodásra és a valós projekthelyzetek kezelésére is hangsúlyt helyez. A résztvevők saját projektjükön és gyakorlati eseteken keresztül fejleszthetik azt az eszköztárukat, amelyre akkor is szükségük van, amikor a projekt már nem pontosan a terv szerint halad. 

Mert nem az a kérdés, hogy lesz-e változás egy projektben, hanem az, hogy projektvezetőként mit kezdünk vele! 

Tudjon meg többet a Komplex Projektvezető képzésünkről!