Egy jól működő projekt sok szempontból olyan, mint egy zenekar. Nem elég, ha mindenki ismeri a saját szólamát: a közös sikerhez pontos időzítésre és összehangolt munkára is szükség van. 

De mi történik, ha valaki késik a belépéssel, változik a sorrend, vagy egyszerre több feladat igényli ugyanazt az erőforrást? Ilyenkor már nem elég az egyes feladatokat külön-külön nyomon követni. Azt is látni kell, hogyan hat egyetlen változás a teljes projektre. 

Excel vagy MS Project – mikor melyiket érdemes használni? 

Az Excel sok esetben megfelelő eszköz a projektfeladatok nyilvántartására és az egyszerűbb ütemtervek kezelésére. A kérdés inkább az, hogy milyen összetettségű projektet szeretnénk megtervezni és nyomon követni. 

Minél több az egymásra épülő feladat, a változó határidő és a közösen használt erőforrás, annál nagyobb előnyt jelenthet egy kifejezetten projekttervezésre kialakított eszköz. 

Nézzük meg négy tipikus projekthelyzeten keresztül, miben segíthet az MS Project! 

1. Egyetlen késő belépés, és borulhat az ütemterv 

Egy zenekarban egy rosszkor érkező belépés megzavarhatja az egész előadást. A projektvezetésben hasonló történhet, amikor egy kulcsfontosságú feladat nem készül el időben. 

Tegyük fel, hogy egy vállalat új informatikai rendszert vezet be. A tesztelés csak a fejlesztés befejezése után kezdődhet, a munkatársak oktatása pedig a sikeres tesztelést követően indulhat. 

Ha a fejlesztés öt napot csúszik, az a kapcsolódó feladatok ütemezésére és akár az egész projekt befejezésére is hatással lehet. 

Excelben ilyenkor gyakran több dátumot és kapcsolódó feladatot kell manuálisan módosítani. Az MS Projectben viszont beállíthatók a feladatok közötti függőségek, így megfelelő ütemezési beállítások mellett a program képes automatikusan újraszámolni a kapcsolódó időpontokat. 

A kritikus út elemzése pedig segít felismerni, mely feladatok késése veszélyeztetheti közvetlenül a projekt befejezési határidejét.

2. Amikor mindenki egyszerre szeretne szólózni

Mi történik, ha ugyanarra a munkatársra két fontos feladatnál is szükség lenne, ráadásul ugyanabban az időpontban? 

A projektek egyik gyakori kihívása, hogy a rendelkezésre álló erőforrásokat több párhuzamos feladat között kell megosztani. 

Az erőforrás-tervezés nemcsak arról szól, hogy ki mit csinál, hanem arról is, hogy a tervezett feladatok valóban elvégezhetők-e a rendelkezésre álló kapacitással. 

Az MS Project segítségével követhető a munkatársak terhelése, és felismerhetők az esetleges túlterhelések. Így már a tervezés során kiderülhet, ha ugyanaz a szakember több, párhuzamosan futó feladatra is be van osztva, lehetőséget adva az ütemezés vagy a feladatkiosztás módosítására. 

3. A karmesternek az egész előadást látnia kell

Egy karmester nem kizárólag az éppen megszólaló hangszerekre figyel. A teljes művet tartja szem előtt, és tudja, mikor kell beavatkoznia. 

A projektvezetőnek is látnia kell, mely feladatok befolyásolják a határidőket, hol jelentkezhetnek fennakadások, és hogyan halad a projekt az eredeti tervhez képest. 

Az MS Project Gantt-diagramjai és projektjelentései segítenek az összefüggések áttekintésében. A bázisterv rögzítésével pedig az eredeti ütemezés és a tényleges előrehaladás is összehasonlítható, így könnyebben felismerhetők az eltérések, és időben meghozhatók a szükséges döntések.

Excel vagy MS Project – miben van a különbség? 

Mindkét eszköz alkalmas projektadatok kezelésére, de az összetettebb tervezési feladatoknál jelentős különbségek mutatkozhatnak. 

Az MS Project funkcióinak elérhetősége a használt verziótól és a projekt beállításaitól is függ.  

4. A jó előadáshoz nem elég a jó kotta 

Ahogy egy zenekar sem játszik tökéletesen összehangoltan pusztán attól, hogy mindenki előtt ott a kotta, úgy az MS Project sem oldja meg önmagában a projektvezetési kihívásokat. 

A program akkor válik igazán hasznossá, ha a felhasználók tudják, hogyan építsenek fel egy átlátható projekttervet, kezeljék a feladatfüggőségeket, tervezzék meg az erőforrásokat, és kövessék a változásokat. 

Mert a sikeres projekthez nemcsak jó kotta, hanem olyan szakemberek is kellenek, akik tudják, hogyan használják azt. 

Képzésajánló:

MS Project használat képzésünkön gyakorlati példákon keresztül sajátíthatja el a program alapvető funkcióit, a feladatok és határidők tervezésétől az erőforrás-kezelésen át a projekt előrehaladásának nyomon követéséig. 

Nyitott, online képzésünkön egyénileg fejlesztheti projekttervezési ismereteit, míg kihelyezett vállalati képzésünkön a projektcsapatok akár saját, aktuális projektjeiken keresztül tanulhatják meg a program használatát.